Het versturen van nieuwsbrieven kan een zeer doeltreffend middel zijn om op een voordelige wijze contact te houden met uw (potentiële) klanten. Wel is het van belang dat u zich houdt aan de wettelijk bepaalde spelregels. Doet u dit niet, dan kan dit u zelfs duizenden euro’s aan boetes opleveren.

Er was een tijd dat men zomaar ongevraagd en ongestraft miljoenen e-mail kon versturen naar willekeurige adressen. Er werd zelfs vrij openlijk gehandeld in databases met e-mail adressen.

De irritatie was groot en de politiek besloot om er iets aan te doen.  De Amerikaanse overheid nam in 2003 een belangrijke wet aan: de CAN-SPAM act. Vanaf dat moment was het versturen van grote hoeveelheden ongevraagde e-mails verboden en ook strafbaar. Rond dezelfde tijd nam de Europese unie een soortgelijke wet aan.

In eerste instantie was het vooral verboden om ongewenste e-mails naar consumenten te versturen. Vanaf 2009 was het ook verboden om ongevraagde e-mails naar bedrijven te sturen. Dus nu geldt dat voor iedereen die op jouw lijst staat vooraf toestemming gevraagd had moeten worden voordat men begint met het versturen van mailings.  Je moet ook kunnen bewijzen dat die toestemming daadwerkelijk is gegeven. Dit kunt u het beste bewijzen door gebruik te maken van een zogenaamde double opt-in. Hierbij wordt niet alleen een mail adres ingevuld op een webpagina, maar wordt er daarna een bevestiging gevraagd door een e-mail te sturen naar het gebruikte adres. Hier kan men dan door op een speciale link te klikken het adres daadwerkelijk bevestigen.

Heeft u al een bestaande klantenbestand, maar bent u ‘vergeten’ deze om toestemming te vragen voor opname in de mailinglijst, dan kunt u niet zomaar een mailtje sturen om deze toestemming alsnog te vragen. Doet u dit wel, dan bent u in overtreding.

Als u dit binnen de wettelijke regels wilt doen, dan kunt u bijvoorbeeld op uw website vragen om toestemming of bijvoorbeeld op uw factuur. De meeste mensen zullen zich niet direct aanmelden voor uw nieuwsbrief.  Meestal werkt het goed door er een beloning tegenover te stellen. Bijvoorbeeld voor gratis spaarpunten, korting op de factuur of een andere freebee.

Tot slot dient u er ook altijd voor te zorgen dat mensen zich kunnen uitschrijven uit de nieuwsbrief (Opt-out).  De meesten plaatsen de uitschrijflink onderaan de nieuwsbrief. Overigens hoe duidelijker het is hoe men zich kan uitschrijven, hoe minder klachten u krijgt.  Zorg dat het uitschrijven zo soepel mogelijk verloopt. Stel geen verzwarende voorwaarden aan het uitschrijven. Dat zorgt alleen voor extra irritatie.

Wanneer u uw e-maillijst veilig wilt opbouwen, dan kunt u dit het beste als volgt doen:

  • Zorg altijd dat er vooraf toestemming wordt gegeven voor het versturen van nieuwsbrieven
  • Zorg ervoor dat mensen zich altijd uit kunnen schrijven.
  • Verzamel zelf uw e-maillijst.